Gérer les impayés et les retards de paiement en micro-entreprise

Les mentions légales à faire figurer sur chaque facture

La meilleure défense contre les impayés commence sur la facture elle-même. Trois mentions liées au paiement sont obligatoires dès lors que votre client est un professionnel :

• la date d’échéance du règlement (ou le délai de paiement convenu) ;
• le taux des pénalités de retard exigibles en cas de paiement tardif ;
• la mention de l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, due en cas de retard.

À défaut d’accord contractuel, le délai de paiement entre professionnels est de 30 jours après réception de la marchandise ou exécution de la prestation. Il peut être porté au maximum à 60 jours à compter de la date de facture, ou 45 jours fin de mois, si le contrat le prévoit. Omettre ces mentions vous expose à une amende administrative — mais surtout, cela vous prive d’un levier précieux le jour où il faut réclamer.

À noter : ce régime concerne les relations entre professionnels (B2B). Si votre client est un particulier, les pénalités et l’indemnité de 40 € ne s’appliquent pas automatiquement ; vous devez les prévoir dans un devis ou des conditions générales de vente acceptées avant la vente.

Pénalités de retard et indemnité de 40 € : ce que vous pouvez réclamer

Face à un client professionnel en retard, deux sommes s’ajoutent au montant de la facture, de plein droit (sans qu’il soit besoin d’une relance préalable) :

• Les pénalités de retard. Vous pouvez fixer librement leur taux dans vos conditions de vente, mais il ne peut pas être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal, soit 7,86 % par an au 1^er semestre 2026 (le taux d’intérêt légal « professionnel » étant de 2,62 %). Si vous n’avez rien prévu, le taux applicable par défaut est celui de la Banque centrale européenne à son opération de refinancement majoré de 10 points, soit 12,15 % par an au 1^er janvier 2026.
• L’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, due par facture impayée, quel que soit le montant en jeu ou la durée du retard.

Ces sommes sont un vrai argument de relance : rappelez-les à votre client, elles font souvent bouger les lignes. Rappelez toutefois que pénalités et indemnité de 40 € ne peuvent pas être facturées à un client particulier.

La relance amiable : simple, rapide et souvent suffisante

La grande majorité des retards se règlent à ce stade, sans conflit. Procédez par paliers, en gardant une trace écrite de chaque échange :

• J+1 à J+7 : une relance courtoise par e-mail ou téléphone. Un simple oubli est fréquent ; restez cordial et rappelez la référence de la facture et la date d’échéance.
• J+15 : une deuxième relance, plus ferme, mentionnant le retard et les pénalités désormais applicables.
• J+30 : une relance finale annonçant une mise en demeure imminente si le paiement n’intervient pas sous quelques jours.

Conservez tout : e-mails, accusés de réception, historique d’appels. Ces preuves seront décisives si le dossier va plus loin.

La mise en demeure : l'étape formelle qui change tout

Si les relances restent lettre morte, la mise en demeure marque le passage à la phase contentieuse. C’est une lettre — de préférence en recommandé avec accusé de réception — par laquelle vous sommez le client de payer dans un délai précis (souvent 8 à 15 jours).

Elle doit être sans ambiguïté : identité des parties, référence et montant de la facture, somme due (principal + pénalités + 40 €), délai imparti et mention expresse « mise en demeure de payer ». Au-delà de son effet psychologique, elle joue un rôle juridique majeur : elle place officiellement le débiteur en défaut, fait courir les intérêts de retard et constitue, en pratique, une pièce déterminante du dossier. Sans mise en demeure préalable prouvée, une demande d’injonction de payer part avec un handicap sérieux — le juge attend la preuve que vous avez réclamé votre dû.

L'injonction de payer : obtenir un titre exécutoire

En dernier recours, l’injonction de payer permet d’obtenir rapidement un titre exécutoire, sans audience ni avocat, pour une créance certaine et non contestée. Vous saisissez le tribunal de commerce (client commerçant) ou le tribunal judiciaire, en joignant vos pièces : contrat ou devis, facture, preuve de livraison ou de prestation, et surtout la mise en demeure avec accusé de réception.

Le coût est modéré (frais de greffe de quelques dizaines d’euros devant le tribunal de commerce ; la procédure est gratuite devant le tribunal judiciaire), auxquels s’ajoute la signification par commissaire de justice. Si le juge fait droit à votre demande, il rend une ordonnance qui, une fois signifiée au débiteur, ouvre la voie à l’exécution forcée.

Attention aux délais. La créance se prescrit par 2 ans contre un particulier et 5 ans entre professionnels : ne laissez pas dormir un impayé. Par ailleurs, le décret n° 2026-96 du 16 février 2026 fait évoluer la procédure — le délai pour signifier l’ordonnance au débiteur passe de 6 à 3 mois pour les ordonnances rendues à compter du 1^er septembre 2026 : raison de plus pour agir méthodiquement et sans traîner.

Prévenir plutôt que subir : vos meilleurs réflexes

Le meilleur impayé est celui qui n’arrive jamais. Quelques habitudes simples réduisent drastiquement le risque :

• Faites signer un devis ou des CGV avant toute prestation, avec délai et modalités de paiement clairs.
• Demandez un acompte (30 à 40 %) sur les missions importantes.
• Émettez la facture immédiatement, avec toutes les mentions obligatoires et une date d’échéance visible.
• Mettez en place un suivi systématique des échéances et des relances — un client sait vite si vous laissez filer ou non.
• Renseignez-vous sur la solvabilité des nouveaux clients importants avant de vous engager.

Une facturation rigoureuse n’est pas de la paperasse : c’est votre première ligne de trésorerie.